Het jaarlijkse proces van budgettering is voor 2021 al in gang gezet of zal binnenkort worden opgestart. Het proces zal echter anders verlopen als voorgaande jaren nu het coronavirus rondwaart. Budgetteringsprocessen zullen voor wat betreft de secundaire en de interne handelingen anders verlopen als voorgaande jaren. Ingeschat wordt dat er zeker minder tijd besteed wordt aan het begrotingsproces. In deze blog willen we nader ingaan op wat een budget(raming) is en het doel, maar ook hoe dit efficiënt kan worden ingezet (output/outcome).
Wat is een budget en wat is een raming?
Een budget voor het ambtelijk apparaat wordt gezien als een bevoegdheid of toestemming van het ambtelijk apparaat om te beschikken over een deel van de begroting. De beschikking bestaat dan uit het aftekenen van nota’s. De budgethouder voelt zich dan ook verantwoordelijk voor het budget. In dat geval worden er budgethouders aangewezen, die de nota’s tot een maximum digitaal kunnen beschikken. De cijfers uit het computersysteem zijn gekoppeld aan de bedragen die uit de (aangepaste) begroting voortkomen. In het algemeen is de grens van het bedrag, het bedrag dat in het computersysteem staat die vanuit een begroting is opgenomen.
Er is een verschil tussen een budget en een raming. Als we het over een raming hebben dan is dat financieel gerelateerd in een omschrijving en een bedrag. Een budget geeft toestemming om zaken te regelen. In het algemeen gaat het dan om een hoeveelheid werkzaamheden voor een bepaald geldbedrag. Voorop staat de hoeveelheid. Als de hoeveelheid meer of minder is, is het budget daaraan gerelateerd. In het bedrijfsleven wordt daar de letters P(rijs per eenheid) x H(oeveelheid ) = Q(outum) voor gehanteerd. Echter moet er een relatie zijn tussen de hoeveelheid en het budget. Voor gemeenten is in het BBV beschreven dat budgetten van de raad gekoppeld worden aan de programma’s of programmaonderdelen. Voor het college is dit op taakveldniveau, dus op hoofdlijnen, en voor het ambtelijk apparaat op uitvoeringsniveau.
Een begroting als doel voor het college met budget(ramingen)
Gezien de coronacrisis zal in tijdsbeslag één en ander mogelijk teruggebracht gaan worden. We willen hier dan ook extra aandacht voor geven. Het zal van belang blijven dat verschil wordt gemaakt tussen beleid, beheer en uitvoering maar ook tussen informatie en gegevens.
Wat ons opvalt is dat behoorlijk veel begrotingen gevuld zijn met gegevens. Veel informatie wordt in tabelletjes en staatjes weergegeven. Soms ook zonder enige aanleiding of toelichting. Het verdient thans de aanbeveling om dat met elkaar te bespreken. We denken hierbij aan een dialoog tussen raadsleden, collegeleden, controllers en financieel deskundigen. Getracht zal moeten worden bij die besprekingen, de gedachten daarover in alle gremia van de decentrale overheidsorganisaties op dezelfde lijn te krijgen om zo tabelletjes en staatjes goed te kunnen presenteren en waarnodig visueel te maken zodat cijfers ‘meer gaan leven’.
Zowel geredeneerd vanuit het BBV als vanuit dualistische en de praktische zijde is het de bedoeling dat de begroting voornamelijk een doel moet zijn waar dus naar gestreefd moet worden. Dit doel dient gekoppeld te worden aan hetgeen het college daarvoor moet doen en de budgetten danwel de specifieke ramingen daartoe. Dit om vanuit de samenwerking tussen de gremia om de strategie te bevorderen.
We zien op tegen budgetteringsproces maar willen wel een efficiënte en stuurgerichte overheid
Het jaarlijkse budgetteringsproces beoordelen we echter vaak als inefficiënt, tijdsintensief en levert weinig waarde op. Dat is juist hetgeen dat de overheid op een andere manier zich presenteert als het bedrijfsleven. Alhoewel in het bedrijfsleven de nadruk op de financiële resultaten liggen, zal bij de overheid die nadruk volgens de wetgeving meer liggen bij het bereiken van de doelen, of met andere woorden: het behalen van de resultaten in en van het beleid.
We willen daarnaast een efficiënte en stuurgerichte overheid waarbij we met zo min mogelijk middelen het maximale resultaat behalen. Juist als wij een efficiënte overheid willen, dan zal ook kritisch gekeken moeten worden naar het budgetteringsproces. Want hoe efficiënt wordt het budget nu daadwerkelijk ingezet (output/outcome)?
Er kan hierbij een relatie worden gelegd naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid (wat ook in artikel 212 of 213 GW staat beschreven). Pas wanneer wij weten of dat gevoerde beleid (in)efficiënt is, kan aan de knoppen worden gedraaid en budgetten(ramingen) waar nodig worden aangepast, om vervolgens met het gevoerde beleid van koers te kunnen veranderen.
Meten is weten voor een gespreksagenda in budget(ramingen)
Overheidsorganisaties willen het budgetteren niet afschaffen, maar streven vaak wel naar een efficiënter en effectiever proces. De vraag is hoe dit te bereiken en waar te beginnen.
In dit artikel hebben we eerder opgemerkt dat het belangrijk is om te weten wat het daadwerkelijke doel van het beleid is vanuit de raad naar het college. Zo ook of het budget in het beleid efficiënt word toegepast. Hieronder onze tips en tricks om efficiënt te kunnen budgetteren in volgorde:
1) Maak de 3W-vragen specifiek en meetbaar
Allereerst is het dus van belang dat de 3W-vragen specifiek en meetbaar staan beschreven in de begroting (wat willen we als raad bereiken, doel; wat gaat het college ervoor doen, activiteiten; wat mag het kosten). De 3W-vragen vormen de basis in waarin de (beleids)doelen in programma’s specifiek en meetbaar worden beschreven. Idealiter zou dit dus moeten worden terug te zien moeten wvan de begroting naar de jaarstukken (Art. 4, 1e lid BBV), waarbij dus ook de (jaar)verantwoording specifiek en specifiek en meetbaar wordt gemaakt op de betreffende (beleids)doelen in het programma.
2) Maak de doelen aansluitend naar specifiek en meetbaar beleid en pas hier het budget op aan
Maak inzichtelijk hoe specifiek en meetbaar het beleid in efficiëntie wordt toegepast om aan de (beleids)doelen te kunnen voldoen. Denk hierbij aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid waar een (minimale) waardering aan gekoppeld kan worden, meten is weten in dit geval. Want: wanneer wij weten of dat gevoerde beleid (in)efficiënt is, kan aan de knoppen worden gedraaid en budget(ramingen) waar nodig worden aangepast.
3) Een gespreksagenda voor effectieve sturing in budget(ramingen)
Punten 1 en 2 van hierboven geven dan ook voldoende stof om een gesprek met elkaar te kunnen voeren. Daarbij kan gedacht worden aan een gesprekagenda die wordt gevoerd tussen de budgethouder, financieel adviseur en de betreffende (uitvoerende) afdelingsmanager waar het beleid praktisch wordt besproken in uitvoering. Hierbij kan het gespecificeerde en meetbare beleid worden besproken. De budgetten(ramingen) kunnen financieel gezien worden besproken waarbij tevens vooruitgekeken kan worden. Dit maakt effectieve sturing mogelijk.
En een vrijblijvende instapsuggestie van ons: begin met een gemakkelijk onderwerp en probeer daarbij alle actoren (dus ook politiek en bestuur) te betrekken voor effectief sturing in budget(ramingen).
Heeft uw gemeente behoefte om te sparren? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.