Van klanten krijgen Marco Kramer en Patrick de Bruin meermaals de vraag wat onder een (openbaar) BBV-proof en leesbaar P&C-document kan worden verstaan. De komende maanden wordt er door uw gemeente hard gewerkt aan een boekwerk jaarstukken, bestaande uit een jaarverslag en een jaarrekening. Een dik boekwerk kan veel vertellen, maar de vraag blijft of de hoeveelheid informatie zijn effect heeft in overdracht van de (kern)boodschap naar actoren.
Wat schrijft het BBV voor?
Aan het opstellen van financiële rapportages van gemeenten en provincies zijn regels verbonden. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is in begrotingsjaar 2004 ingevoerd door de Commissie BBV met als doel het begroting- en verantwoordingproces transparanter te maken. Het betreft hier de P&C-documenten de begroting en de jaarstukken, die openbaar worden gepubliceerd en verplicht moeten worden aangeleverd bij de provincie (toezichthouder). Ook kan worden gedacht aan de kadernota en voorjaars- en najaarsrapportage, die overigens geen verplichte documenten zijn.
Hierbij wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen de documenten. De begroting is specifiek voor de gemeenteraad als beleidsdocument het startpunt. Daarna wordt het beleid jaarlijks verantwoord in de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) door het college van B&W. Hierbij wordt voldaan aan Art. 8 lid 3 voor de begroting en Art. 25 lid 2 voor de jaarstukken conform BBV voor wat betreft de zgn. 3W-vragen (bereiken, doen en geld: begroting) en de 3H-vragen (doelen, doen en geld: jaarstukken). Voor het college dient de uitvoeringsinformatie (taakvelden) aanwezig te zijn als bijlage bij de begroting en de jaarstukken. Hoewel dit niet in het BBV geregeld is, zou in verordening 212 Gw een werkplan en een werkrealisatie voor de organisatie (geen verantwoording, want dat is de AwB geregeld art. 10.4e lid) opgenomen kunnen worden.
De meetbaarheid met de 3W-vragen
In het BBV wordt aangegeven dat vanuit (inhoud van) de begroting en de jaarstukken identiek moeten zijn (met koppeling naar de jaarstukken, Art. 4, 1e lid BBV). De onverbrekelijke samenhang van middelen (input), activiteiten, taakvelden (output) en effecten (outcome) staan hierbij centraal. Hierbij zal tevens de kwantiteit en kwaliteit een rol spelen. Idealiter zou er geen voorstel naar de gemeenteraad mogen gaan wanneer de 3W-vragen niet concreet zijn uitgeschreven. Zoals eerder aangegeven kan dit ingeregeld worden in verordening 212 Gw.
In toenemende mate gaat de aandacht uit naar output in relatie met de outcome. Meer en meer kijken gemeentelijke organisaties naar de input en throughput, door de inzet van stuurinstrumenten voor stuurinformatie. Als er geen concrete cijfers aan output en outcome kan worden gegeven, kunnen indicatoren worden ingezet. Met name in bestuurlijke periodes van bezuinigingen ligt dan ook het accent meer op de input van activiteiten, omdat ombuigingen dan de boventoon in het bestuurlijke debat voeren. Discrepantie kan ontstaan omdat de gemeenteraad zich idealiter bezig moet houden met de outcome in relatie met de output en input (Art. 8 lid 3 en Art. 25 lid 2 BBV).
Wie heeft de beslissingsbevoegdheid en wie ervaren de effecten van het beleid?
Hierbij is het van belang om te weten met welke actoren de gemeente te maken heeft, maar ook wie het P&C-document moeten lezen en hier wat van moeten vinden cq besluiten.
Uiteindelijk is het de gemeenteraad die beslissingsbevoegd is over het P&C-documenten (de verplichte begroting en de jaarstukken). De basis is het coalitieakkoord die verder wordt vormgegeven door de begroting. Deze wordt door de gemeenteraad vastgesteld. Echter moet niet worden onderschat dat inwoners ook inspraak kunnen hebben en politieke belangen kunnen verdedigen, danwel te maken hebben met de effecten van het beleid met keuzes in (mogelijke ombuiging van) maatschappelijke effecten. Ook voor hen moet het P&C-document dus leesbaar en begrijpelijk zijn.
Sturen op hoofdlijnen met een effectieve (kern)boodschap en moderne technieken
Om de boodschap effectief te kunnen begrijpen is er transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid nodig voor de gemeenteraad cq de inwoners. De ambtelijke organisatie faciliteert hierbij de boodschap aan het college en de gemeenteraad. Op hoofdlijnen kan de gemeenteraad hierop (bij)sturen. Middels aanvullende stuurinstrumenten voor stuurinformatie (outcomegegevens en/of beleidsindicatoren) kunnen op een eenvoudige wijze beleidsinhoudelijk keuzes worden gemaakt.
Daartoe zou een (financiële) vertaling van het coalitieakkoord een nuttig hulpmiddel kunnen zijn. Ook zouden de onderwerpen in het coalitieakkoord deel uit kunnen maken van de hoofdlijnen in de begroting, aangevuld met de plaatselijke andere zaken die volgens de gemeenteraad van belang zijn om de hoofdlijnen concreet vorm te geven. Als streven moeten documenten als taakveldeninformatie en werkinformatie worden aangevuld met meetbare output en throughput. In de (financiële) analyse van de jaarstukken kan vervolgens concreet en verkort worden ingezoomd op de problematiek. Na totaalanalyse wordt de (kern)boodschap van het P&C-document duidelijk.
Belangrijk is dan ook onderscheid te maken wat de gemeenteraad wil weten. Kortom: is de hoeveelheid informatie nuttig of overbodig.
Steeds meer zien we gemeenten moderne (rapportage)technieken toepassen in het (verkort) presenteren van online P&C-producten. Met click en view kan worden doorgeklikt op de taakveldenstructuur.
Een helpende hand of (proces)begeleiding nodig?
Graag bieden wij u een helpende hand in een optimale (proces)begeleiding om de (kern)boodschap efficiënt en effectief in te richten voor uw ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad. Dit voor het brengen van extra transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid in uw P&C-document. Denk hierbij aan het verbinden van de 3W-vragen aan meetbare en realistische (uitvoerbare) doelen, die op een moderne wijze gepresenteerd kunnen worden.
Middels verkenning met de gemeenteraad en de rekenkamercommissie (of auditcommissie) kunnen wij met u op zoek gaan naar een goede balans, waarbij de boodschap effectief kan worden gecommuniceerd. Neem vrijblijvend contact op om de mogelijkheden te bespreken. Behoefte aan advies, begeleiding of een plan van aanpak? Neem gerust vrijblijvend contact op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'BBV-proof en leesbare P&C-document voor gemeenten' als PDF te downloaden.