‘2020: het jaar van een aanpak voor het In-Control-Statement samen met de gemeenteraad, college van B&W en de ambtelijke organisatie’ , aldus Patrick de Bruin.
Wetswijziging in rechtmatigheid bij jaarrekening gemeenten
Op aangeven van Commissie Depla (2014) komt er een wetswijziging aan, die nader wordt uitgewerkt door een subcommissie BBV, over de rechtmatigheid bij jaarrekeningen van gemeenten. Het college van B&W geeft vanaf jaarverantwoording 2021 een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken. Meer en meer verwachten burgers en bedrijven een rechtmatige besteding van overheidsmiddelen. De roep om transparantie van de gemeentelijke organisatie wordt alleen maar groter, zodat de gemeenteraad en auditcommissie /adviescommissie zijn controlerende taak beter kan uitoefenen.
Het is belangrijk voor de geloofwaardigheid van de politiek en het bestuur dat één en ander goed wordt ingevoerd. In de Gemeentewet ligt daarom de doelmatigheid en de doeltreffendheid vast. In artikel 213 is geregeld dat het college periodiek onderzoek doet naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De gemeenteraad stelt via een verordening regels vast en het college stelt de rekenkamer of de rekenkamerfunctie tijdig op de hoogte. Dat de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid nu ook in eerste instantie bij het college van B&W komt te liggen, in plaats van bij de accountant, is dus een logisch gevolg. Deze wetswijziging heeft echter wel organisatorisch als regeltechnisch grote gevolgen. Hier kom ik in deze handreiking nader op terug.
Maar wat is rechtmatigheid(sverantwoording)?
Rechtmatigheid gaat over de totstandkoming en naleving van de regelgeving. Het gaat hierbij specifiek om de regels die leiden tot inkomsten, uitgaven, bezittingen, schulden, verplichtingen, vorderingen, reserves binnen balansmutaties en het baten en lasten-systeem van gemeenten. De financiële huishouding met interne processen dient op orde te zijn, waarbij budgetten rechtmatig en verantwoord worden ingezet.
Is uw organisatie in control?
De rechtmatigheidsverantwoording gaat met name om fundamentele vragen als:
hoe legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad, in hoeverre is uw organisatie in control, in welke mate wilt en kunt u in control zijn en wat is ervoor nodig om daar te komen? En de belangrijkste vraag: is uw huidige organisatie in staat om aan die doelen en verwachtingen te voldoen. En sluiten deze verwachtingen aan met wat de gemeenteraad verwacht?
College van B&W verantwoord(t) rechtmatigheid en accountant toetst deze
De accountant toetste voorheen de financiële rechtmatigheid met een waarde, waarbij na dit oordeel aan de betrouwbaarheid van de gemeentelijke organisatie kon worden gewerkt. Ook de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven door het college van B&W gaat hierover. Maar wat betekent concreet de nieuwe rol van het college van B&W en de accountant in de rechtmatigheidsverantwoording?
Tot op heden waren we gewend dat de accountant na afloop van het boekjaar de rechtmatigheid beoordeelt. De rol van de accountant wordt straks anders (zo ook het contract met de accountant). De accountant toetst of het college de juiste kaders heeft gesteld en het juiste standpunt heeft ingenomen binnen rechtmatigheid. Dit moet leiden tot getrouwheid van de jaarrekening binnen de baten, lasten en balansmutaties. Concreet krijgt het college van B&W meer verantwoording voor een verbeterde financiële rechtmatigheid binnen de gemeente. Hiervoor dienen echter op verschillende niveau's kaders en eisen te worden vormgegeven.
Handreiking in interactieve aanpak voor kaders en eisen In-Control-Statement
Dan blijft de vraag openstaan hoe gemeenten de rechtmatigheidsverantwoording vanuit het college van B&W moeten gaan inbedden binnen de organisatie? Ik geef uw organisatie graag handvaten en praktische tips mee om te komen tot een breed gedragen interactieve aanpak.
Praktische tips in 6 stappen
1) Zoek de onderlinge verbinding
Het In-Control-Statement heeft betrekking op verschillende organisatielagen. Van het college van B&W naar management en directie tot het betreffende uitvoeringsorgaan. Het college van B&W legt een rechtmatigheidsverantwoording af. De verschillende organisatielagen moeten dit kunnen waarborgen. Onderlinge verbinding van de kaders naar de eisen van uitvoering is daarom van belang. Er kan worden gedacht aan het beleggen van een organisatie brede workshop of een thema-middag om medewerkers te laten kennis maken met het In-Control-Statement. Ook kan de gemeenteraad of auditcommissie / adviescommissie nadrukkelijk betrokken worden.
2) Lanceer een vertegenwoordigende en onafhankelijke projectgroep
Iedereen heeft kennisgemaakt met het In-Control-Statement. Tijdens de thema-middag en/of workshop krijgen medewerkers de gelegenheid om zich in te schrijven voor de projectgroep, die zich gaat buigen over een plan van aanpak voor het In-Control-Statement. Bij voorkeur dient de projectgroep getrokken te worden door een afdelingsoverstijgend onafhankelijk persoon die de belangen vanuit verschillende (organisatie)lagen (vertegenwoordigers) kan verenigen. Gedacht kan worden aan een Controller of een Concerncontroller. Ook kan de aanbeveling worden gedaan om een lid van het college van B&W en een lid van de gemeenteraad (en auditcommissie/adviescommissie) te betrekken bij de projectgroep.
3) Ga met elkaar op zoek naar de kernwaarden en uitgangspunten
De kernwaarden voor het In-Control-Statement worden vervolgens door de projectgroep geformuleerd. Vanuit deze kernwaarden kunnen uitgangspunten worden opgesteld waar het plan van aanpak voor gaat staan de komende jaren.
4) Organiseer een 0-meting binnen de interne processen van de financiële huishouding
De nulmeting is de tweede stap in het verbeter- en veranderproces en brengt de huidige situatie van de financiële huishouding met haar interne processen in kaart. Als er geen gegevens zijn dan is het namelijk moeilijk om te zien of doorgevoerde veranderingen en verbeteringen daadwerkelijk resultaat hebben gehad. Er is immers geen vergelijkingsmateriaal van de beginsituatie. De nulmeting zorgt er dus voor dat er wel gegevens van de beginsituatie zijn, zodat er na het doorvoeren van interventies en veranderingen een vergelijking gemaakt kan worden.
5) Formuleer doelstellingen en wat nodig is voor uitvoering van de interventies
Vanuit de nulmeting is duidelijk geworden welke interne processen de financiële huishouding belemmeren (risico-inventarisatie). Hieruit kunnen doelstellingen worden geformuleerd, waarbij wordt geïnventariseerd wat nodig is om deze te bereiken. Dit wordt in het plan van aanpak opgenomen. Denk ook na over de borging van de doelstellingen naar concrete activiteiten, met bijvoorbeeld namen en rugnummers. Dit geeft houvast aan de uitvoering van het plan van aanpak. Daarnaast kunnen de doelstellingen na de 0-meting worden afgestemd met de accountant, zodat hier achteraf tijdens de interim-controle en de jaarverantwoording geen discussie meer over kan ontstaan.
6) Presenteer, bewaak en evalueer het plan van aanpak
Het plan van aanpak is door de projectgroep ontworpen. Van belang is het plan te delen en te bespreken binnen de organisatie. Een mogelijke laatste input kan hierbij nog worden ingebracht, waarbij het definitieve plan van aanpak voor het In-Control-Statement gepresenteerd wordt middels een informatiebijeenkomst. Vanaf dit moment bewaakt en evalueert de projectgroep het plan van aanpak in het In-Control-Statement. De projectgroep informeert en rapporteert hierbij per kwartaal de voortgang aan het management, directie en het college van B&W omtrent het plan van aanpak. Ook de gemeenteraad (en auditcommissie/adviescommissie) kan betrokken worden bij de voortgang van het plan van aanpak.
Behoefte aan advies, begeleiding of een plan van aanpak? Neem gerust vrijblijvend contact met mij op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'Interactieve aanpak voor het In-Control-Statement' als PDF te downloaden.