top of page
  • Foto van schrijverPatrick de Bruin MA BBA

Specifieke en meetbare 3W-vragen als basis voor begroten en verantwoorden

Begroten en verantwoorden is iets wat ook bij de decentrale overheid verankerd zit. Tot in de uiterste vezels is dit ook één van de hoogtepunten binnen het totale gebeuren van de decentrale overheden. We hebben het dan over de gemeenten, provincies en waterschappen. We beperken ons tot deze groep, omdat daar het BBV op van toepassing is. Sturen zit in ons bloed door begroten en verantwoorden Het verantwoorden zit bij de besturen van organisaties in het bloed. Er wordt veel aandacht besteed aan het verantwoorden. Want dit is gemakkelijker als sturen. Sturen dient te geschieden bij de begroting en verantwoorden bij de jaarstukken. Verantwoorden geschiedt achteraf, het sturen vooraf. Dat is lastiger omdat het over de toekomst gaat. Niets is lastiger dan het voorstellen van de toekomst. Kijk maar naar de ontwikkelingen en gevolgen van het coronavirus. Voorspellen is moeilijk vooral daar waar het de toekomst betreft. Voorspellen is ook lastig. Van de historie weten we voldoende af, maar als het over de toekomst gaat, dan ligt dat stukken moeilijker. Wat het sturen vergemakkelijkt is dat er een basis is. Die basis ligt vast in het coalitieakkoord en de verkiezingsprogramma’s. Daarin hebben raadsleden beloften gedaan aan de inwoners. Het verantwoorden begint dus bij het voorspellen. Dit voortkomend uit de zogenoemde 3W-vragen die in het BBV zijn vastgelegd (Art. 4, 1e lid BBV). In het BBV wordt aangegeven dat vanuit (inhoud van) de begroting en de jaarstukken identiek moeten zijn. Als we op een goede wijze willen verantwoorden, dan zullen we dus ook bij het sturen al moeten denken aan het verantwoorden. Want, we kunnen niet tot de juiste verantwoording komen zonder concrete sturing. 3W-vragen als basis voor (beleids)doelen in programma’s We kunnen constateren dat hoe concreter er gestuurd wordt, hoe gemakkelijker het verantwoorden gaat. De 3W-vragen vormen hier de basis in waarin de (beleids)doelen in programma’s specifiek en meetbaar worden beschreven. Idealiter zou dit dus gelust moeten worden van de begroting naar de jaarstukken (Art. 4, 1e lid BBV), dus ook verantwoording specifiek en specifiek en meetbaar op de betreffende (beleids)doelen in het programma. In het algemeen wordt aan de 1e W-vraag (wat willen we als raad bereiken: doel) voldaan. Dikwijls wordt dan ook verwezen naar het coalitieakkoord. We constateren echter vaak wel dat men het lastig vindt de 1e W-vraag specifiek en meetbaar uit te schrijven. De 2e W-vraag (wat gaat het college ervoor doen: activiteiten) wordt dan ook dikwijls gecombineerd met de 1e W-vraag. Ook daar ontbreekt het aan constistentie. Ook bij de 3e W-vraag (wat mag het kosten) ontbreekt het vaak aan de relatie van de 1e en 2e w-vraag. Wat wordt gedaan is dat de relatie wordt gelegd met de taakvelden of een totaalbedrag per programma. We maken hier dus niet de concrete aansluiting naar het betreffende taakveld of vertalen het (financieel) inconstistent. Voorbeeld Als de 3W-vragen consistent en zoveel als mogelijk specifiek en meetbaar zijn uitgeschreven, dan kan een (beleids)doel nader worden vormgegeven. We willen u een voorbeeld geven hoe een taakveld in een programma gepresenteerd zou kunnen worden in meetbare (beleids)doelen:


Taakveld

Burgerzaken


Thema coalitieakkoord

Toekomstbestendige gewaardeerde digitale dienstverlening


Resultaat (beleids)doel

- Producten en diensten worden 80% digitaal afgenomen

- Burgers waarderen de dienstverlening met een 7


Oproep aan griffiers voor ‘bewaken’ 3W-vragen ‘principe’ We pleiten ervoor om de 3W-vragen zo specifiek en meetbaar als mogelijk te vertalen bij de voorstellen die aan de raad door het college wordt gedaan. Hierbij doen we de oproep aan griffiers om geen collegevoorstel meer naar de raad te laten gaan, alvorens het voorstel niet voldoet aan het 3W-vragen ‘principe’. Dit heeft voordelen, namelijk dat er voorgesorteerd wordt op de eerstvolgende begroting in het benoemen van de 3W-vragen, maar ook dat adviseurs gaan ‘leren denken’ in het schrijven van het 3W-vragen ‘principe. Na een aantal ‘leerjaren’ wordt het schrijven op de 3W-vragen een automatisme. Een bijkomende voordeel daarbij is dat die dan ook herkenbaar zijn voor de raadsleden. Zoek afstemming voor de 3W-vragen en vergelijk Gezien de huidige Coronacrisis is het lastig om bij elkaar te komen voor het specifiek en meetbaar maken van de 3W-vragen in taakveld naar thema’s en (beleids)doelen. Tegenwoordig zijn digitale interactieve (SCRUM-)sessies ook mogelijk via Skype of Microsoft Teams. Ons advies is om altijd tot dialoog en afstemming te komen, zo ook om alle organisatielagen op één lijn te krijgen in de uitvoering van (beleids)doelen. Hierbij roepen we tevens op om ook eens bij andere gemeenten te kijken hoe zij hun 3W-vragen presenteren, waarbij vergelijking kan plaatsvinden danwel suggesties kunnen worden meegenomen in uw eigen aanpak. Quickscan nodig? Graag bieden wij u een helpende hand in een optimale (proces)begeleiding om de boodschap effectief in te richten voor uw ambtelijke organisatie, bestuur en de gemeenteraad. Dit voor het brengen van extra transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid in uw P&C-document. Denk hierbij aan het verbinden van de 3W-vragen aan specifieke, meetbare en realistische (uitvoerbare) doelen, die op een moderne wijze gepresenteerd kunnen worden. Behoefte aan een Quickscan? Neem gerust vrijblijvend contact met mij op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'Specifieke en meetbare 3W-vragen als basis voor begroten en verantwoorden' als PDF te downloaden.

710 weergaven

TOTALLY
IN CONTROL

Klik op 'PDF' voor het downloaden van de handreiking 'BBV-proof en leesbaar P&C-document' geschreven door Patrick de Bruin en Marco Kramer.

 

bottom of page