Budgetten efficiënt ramen en inzetten voor doorkijk

Het jaarlijkse proces van budgettering is voor 2021 al in gang gezet of zal binnenkort worden opgestart. Het proces zal echter anders verlopen als voorgaande jaren nu het coronavirus rondwaart. Budgetteringsprocessen zullen voor wat betreft de secundaire en de interne handelingen anders verlopen als voorgaande jaren. Ingeschat wordt dat er zeker minder tijd besteed wordt aan het begrotingsproces. In deze blog willen we nader ingaan op wat een budget(raming) is en het doel, maar ook hoe dit efficiënt kan worden ingezet (output/outcome).

Wat is een budget en wat is een raming?

Een budget voor het ambtelijk apparaat wordt gezien als een bevoegdheid of toestemming van het ambtelijk apparaat om te beschikken over een deel van de begroting. De beschikking bestaat dan uit het aftekenen van nota’s. De budgethouder voelt zich dan ook verantwoordelijk voor het budget. In dat geval worden er budgethouders aangewezen, die de nota’s tot een maximum digitaal kunnen beschikken. De cijfers uit het computersysteem zijn gekoppeld aan de bedragen die uit de (aangepaste) begroting voortkomen. In het algemeen is de grens van het bedrag, het bedrag dat in het computersysteem staat die vanuit een begroting is opgenomen.

Er is een verschil tussen een budget en een raming. Als we het over een raming hebben dan is dat financieel gerelateerd in een omschrijving en een bedrag. Een budget geeft toestemming om zaken te regelen. In het algemeen gaat het dan om een hoeveelheid werkzaamheden voor een bepaald geldbedrag. Voorop staat de hoeveelheid. Als de hoeveelheid meer of minder is, is het budget daaraan gerelateerd. In het bedrijfsleven wordt daar de letters P(rijs per eenheid) x H(oeveelheid ) = Q(outum) voor gehanteerd. Echter moet er een relatie zijn tussen de hoeveelheid en het budget. Voor gemeenten is in het BBV beschreven dat budgetten van de raad gekoppeld worden aan de programma’s of programmaonderdelen. Voor het college is dit op taakveldniveau, dus op hoofdlijnen, en voor het ambtelijk apparaat op uitvoeringsniveau.

Een begroting als doel voor het college met budget(ramingen)

Gezien de coronacrisis zal in tijdsbeslag één en ander mogelijk teruggebracht gaan worden. We willen hier dan ook extra aandacht voor geven. Het zal van belang blijven dat verschil wordt gemaakt tussen beleid, beheer en uitvoering maar ook tussen informatie en gegevens.

Wat ons opvalt is dat behoorlijk veel begrotingen gevuld zijn met gegevens. Veel informatie wordt in tabelletjes en staatjes weergegeven. Soms ook zonder enige aanleiding of toelichting. Het verdient thans de aanbeveling om dat met elkaar te bespreken. We denken hierbij aan een dialoog tussen raadsleden, collegeleden, controllers en financieel deskundigen. Getracht zal moeten worden bij die besprekingen, de gedachten daarover in alle gremia van de decentrale overheidsorganisaties op dezelfde lijn te krijgen om zo tabelletjes en staatjes goed te kunnen presenteren en waarnodig visueel te maken zodat cijfers ‘meer gaan leven’.

Zowel geredeneerd vanuit het BBV als vanuit dualistische en de praktische zijde is het de bedoeling dat de begroting voornamelijk een doel moet zijn waar dus naar gestreefd moet worden. Dit doel dient gekoppeld te worden aan hetgeen het college daarvoor moet doen en de budgetten danwel de specifieke ramingen daartoe. Dit om vanuit de samenwerking tussen de gremia om de strategie te bevorderen.

We zien op tegen budgetteringsproces maar willen wel een efficiënte en stuurgerichte overheid

Het jaarlijkse budgetteringsproces beoordelen we echter vaak als inefficiënt, tijdsintensief en levert weinig waarde op. Dat is juist hetgeen dat de overheid op een andere manier zich presenteert als het bedrijfsleven. Alhoewel in het bedrijfsleven de nadruk op de financiële resultaten liggen, zal bij de overheid die nadruk volgens de wetgeving meer liggen bij het bereiken van de doelen, of met andere woorden: het behalen van de resultaten in en van het beleid.

We willen daarnaast een efficiënte en stuurgerichte overheid waarbij we met zo min mogelijk middelen het maximale resultaat behalen. Juist als wij een efficiënte overheid willen, dan zal ook kritisch gekeken moeten worden naar het budgetteringsproces. Want hoe efficiënt wordt het budget nu daadwerkelijk ingezet (output/outcome)?

Er kan hierbij een relatie worden gelegd naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid (wat ook in artikel 212 of 213 GW staat beschreven). Pas wanneer wij weten of dat gevoerde beleid (in)efficiënt is, kan aan de knoppen worden gedraaid en budgetten(ramingen) waar nodig worden aangepast, om vervolgens met het gevoerde beleid van koers te kunnen veranderen.

Meten is weten voor een gespreksagenda in budget(ramingen)

Overheidsorganisaties willen het budgetteren niet afschaffen, maar streven vaak wel naar een efficiënter en effectiever proces. De vraag is hoe dit te bereiken en waar te beginnen.

In dit artikel hebben we eerder opgemerkt dat het belangrijk is om te weten wat het daadwerkelijke doel van het beleid is vanuit de raad naar het college. Zo ook of het budget in het beleid efficiënt word toegepast. Hieronder onze tips en tricks om efficiënt te kunnen budgetteren in volgorde:

1) Maak de 3W-vragen specifiek en meetbaar

Allereerst is het dus van belang dat de 3W-vragen specifiek en meetbaar staan beschreven in de begroting (wat willen we als raad bereiken, doel; wat gaat het college ervoor doen, activiteiten; wat mag het kosten). De 3W-vragen vormen de basis in waarin de (beleids)doelen in programma’s specifiek en meetbaar worden beschreven. Idealiter zou dit dus moeten worden terug te zien moeten wvan de begroting naar de jaarstukken (Art. 4, 1e lid BBV), waarbij dus ook de (jaar)verantwoording specifiek en specifiek en meetbaar wordt gemaakt op de betreffende (beleids)doelen in het programma.

2) Maak de doelen aansluitend naar specifiek en meetbaar beleid en pas hier het budget op aan

Maak inzichtelijk hoe specifiek en meetbaar het beleid in efficiëntie wordt toegepast om aan de (beleids)doelen te kunnen voldoen. Denk hierbij aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid waar een (minimale) waardering aan gekoppeld kan worden, meten is weten in dit geval. Want: wanneer wij weten of dat gevoerde beleid (in)efficiënt is, kan aan de knoppen worden gedraaid en budget(ramingen) waar nodig worden aangepast.

3) Een gespreksagenda voor effectieve sturing in budget(ramingen)

Punten 1 en 2 van hierboven geven dan ook voldoende stof om een gesprek met elkaar te kunnen voeren. Daarbij kan gedacht worden aan een gesprekagenda die wordt gevoerd tussen de budgethouder, financieel adviseur en de betreffende (uitvoerende) afdelingsmanager waar het beleid praktisch wordt besproken in uitvoering. Hierbij kan het gespecificeerde en meetbare beleid worden besproken. De budgetten(ramingen) kunnen financieel gezien worden besproken waarbij tevens vooruitgekeken kan worden. Dit maakt effectieve sturing mogelijk.

En een vrijblijvende instapsuggestie van ons: begin met een gemakkelijk onderwerp en probeer daarbij alle actoren (dus ook politiek en bestuur) te betrekken voor effectief sturing in budget(ramingen).

Heeft uw gemeente behoefte om te sparren? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Specifieke en meetbare 3W-vragen als basis voor begroten en verantwoorden

Begroten en verantwoorden is iets wat ook bij de decentrale overheid verankerd zit. Tot in de uiterste vezels is dit ook één van de hoogtepunten binnen het totale gebeuren van de decentrale overheden. We hebben het dan over de gemeenten, provincies en waterschappen. We beperken ons tot deze groep, omdat daar het BBV op van toepassing is. Sturen zit in ons bloed door begroten en verantwoorden Het verantwoorden zit bij de besturen van organisaties in het bloed. Er wordt veel aandacht besteed aan het verantwoorden. Want dit is gemakkelijker als sturen. Sturen dient te geschieden bij de begroting en verantwoorden bij de jaarstukken. Verantwoorden geschiedt achteraf, het sturen vooraf. Dat is lastiger omdat het over de toekomst gaat. Niets is lastiger dan het voorstellen van de toekomst. Kijk maar naar de ontwikkelingen en gevolgen van het coronavirus. Voorspellen is moeilijk vooral daar waar het de toekomst betreft. Voorspellen is ook lastig. Van de historie weten we voldoende af, maar als het over de toekomst gaat, dan ligt dat stukken moeilijker. Wat het sturen vergemakkelijkt is dat er een basis is. Die basis ligt vast in het coalitieakkoord en de verkiezingsprogramma’s. Daarin hebben raadsleden beloften gedaan aan de inwoners. Het verantwoorden begint dus bij het voorspellen. Dit voortkomend uit de zogenoemde 3W-vragen die in het BBV zijn vastgelegd (Art. 4, 1e lid BBV). In het BBV wordt aangegeven dat vanuit (inhoud van) de begroting en de jaarstukken identiek moeten zijn. Als we op een goede wijze willen verantwoorden, dan zullen we dus ook bij het sturen al moeten denken aan het verantwoorden. Want, we kunnen niet tot de juiste verantwoording komen zonder concrete sturing. 3W-vragen als basis voor (beleids)doelen in programma’s We kunnen constateren dat hoe concreter er gestuurd wordt, hoe gemakkelijker het verantwoorden gaat. De 3W-vragen vormen hier de basis in waarin de (beleids)doelen in programma’s specifiek en meetbaar worden beschreven. Idealiter zou dit dus gelust moeten worden van de begroting naar de jaarstukken (Art. 4, 1e lid BBV), dus ook verantwoording specifiek en specifiek en meetbaar op de betreffende (beleids)doelen in het programma. In het algemeen wordt aan de 1e W-vraag (wat willen we als raad bereiken: doel) voldaan. Dikwijls wordt dan ook verwezen naar het coalitieakkoord. We constateren echter vaak wel dat men het lastig vindt de 1e W-vraag specifiek en meetbaar uit te schrijven. De 2e W-vraag (wat gaat het college ervoor doen: activiteiten) wordt dan ook dikwijls gecombineerd met de 1e W-vraag. Ook daar ontbreekt het aan constistentie. Ook bij de 3e W-vraag (wat mag het kosten) ontbreekt het vaak aan de relatie van de 1e en 2e w-vraag. Wat wordt gedaan is dat de relatie wordt gelegd met de taakvelden of een totaalbedrag per programma. We maken hier dus niet de concrete aansluiting naar het betreffende taakveld of vertalen het (financieel) inconstistent. Voorbeeld Als de 3W-vragen consistent en zoveel als mogelijk specifiek en meetbaar zijn uitgeschreven, dan kan een (beleids)doel nader worden vormgegeven. We willen u een voorbeeld geven hoe een taakveld in een programma gepresenteerd zou kunnen worden in meetbare (beleids)doelen:

Taakveld

Burgerzaken

Thema coalitieakkoord

Toekomstbestendige gewaardeerde digitale dienstverlening

Resultaat (beleids)doel

- Producten en diensten worden 80% digitaal afgenomen

- Burgers waarderen de dienstverlening met een 7

Oproep aan griffiers voor ‘bewaken’ 3W-vragen ‘principe’ We pleiten ervoor om de 3W-vragen zo specifiek en meetbaar als mogelijk te vertalen bij de voorstellen die aan de raad door het college wordt gedaan. Hierbij doen we de oproep aan griffiers om geen collegevoorstel meer naar de raad te laten gaan, alvorens het voorstel niet voldoet aan het 3W-vragen ‘principe’. Dit heeft voordelen, namelijk dat er voorgesorteerd wordt op de eerstvolgende begroting in het benoemen van de 3W-vragen, maar ook dat adviseurs gaan ‘leren denken’ in het schrijven van het 3W-vragen ‘principe. Na een aantal ‘leerjaren’ wordt het schrijven op de 3W-vragen een automatisme. Een bijkomende voordeel daarbij is dat die dan ook herkenbaar zijn voor de raadsleden. Zoek afstemming voor de 3W-vragen en vergelijk Gezien de huidige Coronacrisis is het lastig om bij elkaar te komen voor het specifiek en meetbaar maken van de 3W-vragen in taakveld naar thema’s en (beleids)doelen. Tegenwoordig zijn digitale interactieve (SCRUM-)sessies ook mogelijk via Skype of Microsoft Teams. Ons advies is om altijd tot dialoog en afstemming te komen, zo ook om alle organisatielagen op één lijn te krijgen in de uitvoering van (beleids)doelen. Hierbij roepen we tevens op om ook eens bij andere gemeenten te kijken hoe zij hun 3W-vragen presenteren, waarbij vergelijking kan plaatsvinden danwel suggesties kunnen worden meegenomen in uw eigen aanpak. Quickscan nodig? Graag bieden wij u een helpende hand in een optimale (proces)begeleiding om de boodschap effectief in te richten voor uw ambtelijke organisatie, bestuur en de gemeenteraad. Dit voor het brengen van extra transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid in uw P&C-document. Denk hierbij aan het verbinden van de 3W-vragen aan specifieke, meetbare en realistische (uitvoerbare) doelen, die op een moderne wijze gepresenteerd kunnen worden. Behoefte aan een Quickscan? Neem gerust vrijblijvend contact met mij op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'Specifieke en meetbare 3W-vragen als basis voor begroten en verantwoorden' als PDF te downloaden.

Een BBV-proof en leesbaar P&C-document voor gemeenten

Van klanten krijgen Marco Kramer en Patrick de Bruin meermaals de vraag wat onder een (openbaar) BBV-proof en leesbaar P&C-document kan worden verstaan. De komende maanden wordt er door uw gemeente hard gewerkt aan een boekwerk jaarstukken, bestaande uit een jaarverslag en een jaarrekening. Een dik boekwerk kan veel vertellen, maar de vraag blijft of de hoeveelheid informatie zijn effect heeft in overdracht van de (kern)boodschap naar actoren.

Wat schrijft het BBV voor?

Aan het opstellen van financiële rapportages van gemeenten en provincies zijn regels verbonden. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is in begrotingsjaar 2004 ingevoerd door de Commissie BBV met als doel het begroting- en verantwoordingproces transparanter te maken. Het betreft hier de P&C-documenten de begroting en de jaarstukken, die openbaar worden gepubliceerd en verplicht moeten worden aangeleverd bij de provincie (toezichthouder). Ook kan worden gedacht aan de kadernota en voorjaars- en najaarsrapportage, die overigens geen verplichte documenten zijn.

Hierbij wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen de documenten. De begroting is specifiek voor de gemeenteraad als beleidsdocument het startpunt. Daarna wordt het beleid jaarlijks verantwoord in de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) door het college van B&W. Hierbij wordt voldaan aan Art. 8 lid 3 voor de begroting en Art. 25 lid 2 voor de jaarstukken conform BBV voor wat betreft de zgn. 3W-vragen (bereiken, doen en geld: begroting) en de 3H-vragen (doelen, doen en geld: jaarstukken). Voor het college dient de uitvoeringsinformatie (taakvelden) aanwezig te zijn als bijlage bij de begroting en de jaarstukken. Hoewel dit niet in het BBV geregeld is, zou in verordening 212 Gw een werkplan en een werkrealisatie voor de organisatie (geen verantwoording, want dat is de AwB geregeld art. 10.4e lid) opgenomen kunnen worden.

De meetbaarheid met de 3W-vragen

In het BBV wordt aangegeven dat vanuit (inhoud van) de begroting en de jaarstukken identiek moeten zijn (met koppeling naar de jaarstukken, Art. 4, 1e lid BBV). De onverbrekelijke samenhang van middelen (input), activiteiten, taakvelden (output) en effecten (outcome) staan hierbij centraal. Hierbij zal tevens de kwantiteit en kwaliteit een rol spelen. Idealiter zou er geen voorstel naar de gemeenteraad mogen gaan wanneer de 3W-vragen niet concreet zijn uitgeschreven. Zoals eerder aangegeven kan dit ingeregeld worden in verordening 212 Gw.

In toenemende mate gaat de aandacht uit naar output in relatie met de outcome. Meer en meer kijken gemeentelijke organisaties naar de input en throughput, door de inzet van stuurinstrumenten voor stuurinformatie. Als er geen concrete cijfers aan output en outcome kan worden gegeven, kunnen indicatoren worden ingezet. Met name in bestuurlijke periodes van bezuinigingen ligt dan ook het accent meer op de input van activiteiten, omdat ombuigingen dan de boventoon in het bestuurlijke debat voeren. Discrepantie kan ontstaan omdat de gemeenteraad zich idealiter bezig moet houden met de outcome in relatie met de output en input (Art. 8 lid 3 en Art. 25 lid 2 BBV).

Wie heeft de beslissingsbevoegdheid en wie ervaren de effecten van het beleid?

Hierbij is het van belang om te weten met welke actoren de gemeente te maken heeft, maar ook wie het P&C-document moeten lezen en hier wat van moeten vinden cq besluiten.

Uiteindelijk is het de gemeenteraad die beslissingsbevoegd is over het P&C-documenten (de verplichte begroting en de jaarstukken). De basis is het coalitieakkoord die verder wordt vormgegeven door de begroting. Deze wordt door de gemeenteraad vastgesteld. Echter moet niet worden onderschat dat inwoners ook inspraak kunnen hebben en politieke belangen kunnen verdedigen, danwel te maken hebben met de effecten van het beleid met keuzes in (mogelijke ombuiging van) maatschappelijke effecten. Ook voor hen moet het P&C-document dus leesbaar en begrijpelijk zijn.

Sturen op hoofdlijnen met een effectieve (kern)boodschap en moderne technieken

Om de boodschap effectief te kunnen begrijpen is er transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid nodig voor de gemeenteraad cq de inwoners. De ambtelijke organisatie faciliteert hierbij de boodschap aan het college en de gemeenteraad. Op hoofdlijnen kan de gemeenteraad hierop (bij)sturen. Middels aanvullende stuurinstrumenten voor stuurinformatie (outcomegegevens en/of beleidsindicatoren) kunnen op een eenvoudige wijze beleidsinhoudelijk keuzes worden gemaakt.

Daartoe zou een (financiële) vertaling van het coalitieakkoord een nuttig hulpmiddel kunnen zijn. Ook zouden de onderwerpen in het coalitieakkoord deel uit kunnen maken van de hoofdlijnen in de begroting, aangevuld met de plaatselijke andere zaken die volgens de gemeenteraad van belang zijn om de hoofdlijnen concreet vorm te geven. Als streven moeten documenten als taakveldeninformatie en werkinformatie worden aangevuld met meetbare output en throughput. In de (financiële) analyse van de jaarstukken kan vervolgens concreet en verkort worden ingezoomd op de problematiek. Na totaalanalyse wordt de (kern)boodschap van het P&C-document duidelijk.

Belangrijk is dan ook onderscheid te maken wat de gemeenteraad wil weten. Kortom: is de hoeveelheid informatie nuttig of overbodig.

Steeds meer zien we gemeenten moderne (rapportage)technieken toepassen in het (verkort) presenteren van online P&C-producten. Met click en view kan worden doorgeklikt op de taakveldenstructuur.

Een helpende hand of (proces)begeleiding nodig?

Graag bieden wij u een helpende hand in een optimale (proces)begeleiding om de (kern)boodschap efficiënt en effectief in te richten voor uw ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad. Dit voor het brengen van extra transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid in uw P&C-document. Denk hierbij aan het verbinden van de 3W-vragen aan meetbare en realistische (uitvoerbare) doelen, die op een moderne wijze gepresenteerd kunnen worden.

Middels verkenning met de gemeenteraad en de rekenkamercommissie (of auditcommissie) kunnen wij met u op zoek gaan naar een goede balans, waarbij de boodschap effectief kan worden gecommuniceerd. Neem vrijblijvend contact op om de mogelijkheden te bespreken. Behoefte aan advies, begeleiding of een plan van aanpak? Neem gerust vrijblijvend contact op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'BBV-proof en leesbare P&C-document voor gemeenten' als PDF te downloaden.