Specifieke en meetbare 3W-vragen als basis voor begroten en verantwoorden

Begroten en verantwoorden is iets wat ook bij de decentrale overheid verankerd zit. Tot in de uiterste vezels is dit ook één van de hoogtepunten binnen het totale gebeuren van de decentrale overheden. We hebben het dan over de gemeenten, provincies en waterschappen. We beperken ons tot deze groep, omdat daar het BBV op van toepassing is. Sturen zit in ons bloed door begroten en verantwoorden Het verantwoorden zit bij de besturen van organisaties in het bloed. Er wordt veel aandacht besteed aan het verantwoorden. Want dit is gemakkelijker als sturen. Sturen dient te geschieden bij de begroting en verantwoorden bij de jaarstukken. Verantwoorden geschiedt achteraf, het sturen vooraf. Dat is lastiger omdat het over de toekomst gaat. Niets is lastiger dan het voorstellen van de toekomst. Kijk maar naar de ontwikkelingen en gevolgen van het coronavirus. Voorspellen is moeilijk vooral daar waar het de toekomst betreft. Voorspellen is ook lastig. Van de historie weten we voldoende af, maar als het over de toekomst gaat, dan ligt dat stukken moeilijker. Wat het sturen vergemakkelijkt is dat er een basis is. Die basis ligt vast in het coalitieakkoord en de verkiezingsprogramma’s. Daarin hebben raadsleden beloften gedaan aan de inwoners. Het verantwoorden begint dus bij het voorspellen. Dit voortkomend uit de zogenoemde 3W-vragen die in het BBV zijn vastgelegd (Art. 4, 1e lid BBV). In het BBV wordt aangegeven dat vanuit (inhoud van) de begroting en de jaarstukken identiek moeten zijn. Als we op een goede wijze willen verantwoorden, dan zullen we dus ook bij het sturen al moeten denken aan het verantwoorden. Want, we kunnen niet tot de juiste verantwoording komen zonder concrete sturing. 3W-vragen als basis voor (beleids)doelen in programma’s We kunnen constateren dat hoe concreter er gestuurd wordt, hoe gemakkelijker het verantwoorden gaat. De 3W-vragen vormen hier de basis in waarin de (beleids)doelen in programma’s specifiek en meetbaar worden beschreven. Idealiter zou dit dus gelust moeten worden van de begroting naar de jaarstukken (Art. 4, 1e lid BBV), dus ook verantwoording specifiek en specifiek en meetbaar op de betreffende (beleids)doelen in het programma. In het algemeen wordt aan de 1e W-vraag (wat willen we als raad bereiken: doel) voldaan. Dikwijls wordt dan ook verwezen naar het coalitieakkoord. We constateren echter vaak wel dat men het lastig vindt de 1e W-vraag specifiek en meetbaar uit te schrijven. De 2e W-vraag (wat gaat het college ervoor doen: activiteiten) wordt dan ook dikwijls gecombineerd met de 1e W-vraag. Ook daar ontbreekt het aan constistentie. Ook bij de 3e W-vraag (wat mag het kosten) ontbreekt het vaak aan de relatie van de 1e en 2e w-vraag. Wat wordt gedaan is dat de relatie wordt gelegd met de taakvelden of een totaalbedrag per programma. We maken hier dus niet de concrete aansluiting naar het betreffende taakveld of vertalen het (financieel) inconstistent. Voorbeeld Als de 3W-vragen consistent en zoveel als mogelijk specifiek en meetbaar zijn uitgeschreven, dan kan een (beleids)doel nader worden vormgegeven. We willen u een voorbeeld geven hoe een taakveld in een programma gepresenteerd zou kunnen worden in meetbare (beleids)doelen:

Taakveld

Burgerzaken

Thema coalitieakkoord

Toekomstbestendige gewaardeerde digitale dienstverlening

Resultaat (beleids)doel

- Producten en diensten worden 80% digitaal afgenomen

- Burgers waarderen de dienstverlening met een 7

Oproep aan griffiers voor ‘bewaken’ 3W-vragen ‘principe’ We pleiten ervoor om de 3W-vragen zo specifiek en meetbaar als mogelijk te vertalen bij de voorstellen die aan de raad door het college wordt gedaan. Hierbij doen we de oproep aan griffiers om geen collegevoorstel meer naar de raad te laten gaan, alvorens het voorstel niet voldoet aan het 3W-vragen ‘principe’. Dit heeft voordelen, namelijk dat er voorgesorteerd wordt op de eerstvolgende begroting in het benoemen van de 3W-vragen, maar ook dat adviseurs gaan ‘leren denken’ in het schrijven van het 3W-vragen ‘principe. Na een aantal ‘leerjaren’ wordt het schrijven op de 3W-vragen een automatisme. Een bijkomende voordeel daarbij is dat die dan ook herkenbaar zijn voor de raadsleden. Zoek afstemming voor de 3W-vragen en vergelijk Gezien de huidige Coronacrisis is het lastig om bij elkaar te komen voor het specifiek en meetbaar maken van de 3W-vragen in taakveld naar thema’s en (beleids)doelen. Tegenwoordig zijn digitale interactieve (SCRUM-)sessies ook mogelijk via Skype of Microsoft Teams. Ons advies is om altijd tot dialoog en afstemming te komen, zo ook om alle organisatielagen op één lijn te krijgen in de uitvoering van (beleids)doelen. Hierbij roepen we tevens op om ook eens bij andere gemeenten te kijken hoe zij hun 3W-vragen presenteren, waarbij vergelijking kan plaatsvinden danwel suggesties kunnen worden meegenomen in uw eigen aanpak. Quickscan nodig? Graag bieden wij u een helpende hand in een optimale (proces)begeleiding om de boodschap effectief in te richten voor uw ambtelijke organisatie, bestuur en de gemeenteraad. Dit voor het brengen van extra transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid in uw P&C-document. Denk hierbij aan het verbinden van de 3W-vragen aan specifieke, meetbare en realistische (uitvoerbare) doelen, die op een moderne wijze gepresenteerd kunnen worden. Behoefte aan een Quickscan? Neem gerust vrijblijvend contact met mij op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'Specifieke en meetbare 3W-vragen als basis voor begroten en verantwoorden' als PDF te downloaden.

Een BBV-proof en leesbaar P&C-document voor gemeenten

Van klanten krijgen Marco Kramer en Patrick de Bruin meermaals de vraag wat onder een (openbaar) BBV-proof en leesbaar P&C-document kan worden verstaan. De komende maanden wordt er door uw gemeente hard gewerkt aan een boekwerk jaarstukken, bestaande uit een jaarverslag en een jaarrekening. Een dik boekwerk kan veel vertellen, maar de vraag blijft of de hoeveelheid informatie zijn effect heeft in overdracht van de (kern)boodschap naar actoren.

Wat schrijft het BBV voor?

Aan het opstellen van financiële rapportages van gemeenten en provincies zijn regels verbonden. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is in begrotingsjaar 2004 ingevoerd door de Commissie BBV met als doel het begroting- en verantwoordingproces transparanter te maken. Het betreft hier de P&C-documenten de begroting en de jaarstukken, die openbaar worden gepubliceerd en verplicht moeten worden aangeleverd bij de provincie (toezichthouder). Ook kan worden gedacht aan de kadernota en voorjaars- en najaarsrapportage, die overigens geen verplichte documenten zijn.

Hierbij wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen de documenten. De begroting is specifiek voor de gemeenteraad als beleidsdocument het startpunt. Daarna wordt het beleid jaarlijks verantwoord in de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) door het college van B&W. Hierbij wordt voldaan aan Art. 8 lid 3 voor de begroting en Art. 25 lid 2 voor de jaarstukken conform BBV voor wat betreft de zgn. 3W-vragen (bereiken, doen en geld: begroting) en de 3H-vragen (doelen, doen en geld: jaarstukken). Voor het college dient de uitvoeringsinformatie (taakvelden) aanwezig te zijn als bijlage bij de begroting en de jaarstukken. Hoewel dit niet in het BBV geregeld is, zou in verordening 212 Gw een werkplan en een werkrealisatie voor de organisatie (geen verantwoording, want dat is de AwB geregeld art. 10.4e lid) opgenomen kunnen worden.

De meetbaarheid met de 3W-vragen

In het BBV wordt aangegeven dat vanuit (inhoud van) de begroting en de jaarstukken identiek moeten zijn (met koppeling naar de jaarstukken, Art. 4, 1e lid BBV). De onverbrekelijke samenhang van middelen (input), activiteiten, taakvelden (output) en effecten (outcome) staan hierbij centraal. Hierbij zal tevens de kwantiteit en kwaliteit een rol spelen. Idealiter zou er geen voorstel naar de gemeenteraad mogen gaan wanneer de 3W-vragen niet concreet zijn uitgeschreven. Zoals eerder aangegeven kan dit ingeregeld worden in verordening 212 Gw.

In toenemende mate gaat de aandacht uit naar output in relatie met de outcome. Meer en meer kijken gemeentelijke organisaties naar de input en throughput, door de inzet van stuurinstrumenten voor stuurinformatie. Als er geen concrete cijfers aan output en outcome kan worden gegeven, kunnen indicatoren worden ingezet. Met name in bestuurlijke periodes van bezuinigingen ligt dan ook het accent meer op de input van activiteiten, omdat ombuigingen dan de boventoon in het bestuurlijke debat voeren. Discrepantie kan ontstaan omdat de gemeenteraad zich idealiter bezig moet houden met de outcome in relatie met de output en input (Art. 8 lid 3 en Art. 25 lid 2 BBV).

Wie heeft de beslissingsbevoegdheid en wie ervaren de effecten van het beleid?

Hierbij is het van belang om te weten met welke actoren de gemeente te maken heeft, maar ook wie het P&C-document moeten lezen en hier wat van moeten vinden cq besluiten.

Uiteindelijk is het de gemeenteraad die beslissingsbevoegd is over het P&C-documenten (de verplichte begroting en de jaarstukken). De basis is het coalitieakkoord die verder wordt vormgegeven door de begroting. Deze wordt door de gemeenteraad vastgesteld. Echter moet niet worden onderschat dat inwoners ook inspraak kunnen hebben en politieke belangen kunnen verdedigen, danwel te maken hebben met de effecten van het beleid met keuzes in (mogelijke ombuiging van) maatschappelijke effecten. Ook voor hen moet het P&C-document dus leesbaar en begrijpelijk zijn.

Sturen op hoofdlijnen met een effectieve (kern)boodschap en moderne technieken

Om de boodschap effectief te kunnen begrijpen is er transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid nodig voor de gemeenteraad cq de inwoners. De ambtelijke organisatie faciliteert hierbij de boodschap aan het college en de gemeenteraad. Op hoofdlijnen kan de gemeenteraad hierop (bij)sturen. Middels aanvullende stuurinstrumenten voor stuurinformatie (outcomegegevens en/of beleidsindicatoren) kunnen op een eenvoudige wijze beleidsinhoudelijk keuzes worden gemaakt.

Daartoe zou een (financiële) vertaling van het coalitieakkoord een nuttig hulpmiddel kunnen zijn. Ook zouden de onderwerpen in het coalitieakkoord deel uit kunnen maken van de hoofdlijnen in de begroting, aangevuld met de plaatselijke andere zaken die volgens de gemeenteraad van belang zijn om de hoofdlijnen concreet vorm te geven. Als streven moeten documenten als taakveldeninformatie en werkinformatie worden aangevuld met meetbare output en throughput. In de (financiële) analyse van de jaarstukken kan vervolgens concreet en verkort worden ingezoomd op de problematiek. Na totaalanalyse wordt de (kern)boodschap van het P&C-document duidelijk.

Belangrijk is dan ook onderscheid te maken wat de gemeenteraad wil weten. Kortom: is de hoeveelheid informatie nuttig of overbodig.

Steeds meer zien we gemeenten moderne (rapportage)technieken toepassen in het (verkort) presenteren van online P&C-producten. Met click en view kan worden doorgeklikt op de taakveldenstructuur.

Een helpende hand of (proces)begeleiding nodig?

Graag bieden wij u een helpende hand in een optimale (proces)begeleiding om de (kern)boodschap efficiënt en effectief in te richten voor uw ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad. Dit voor het brengen van extra transparantie, eenvoud en vergelijkbaarheid in uw P&C-document. Denk hierbij aan het verbinden van de 3W-vragen aan meetbare en realistische (uitvoerbare) doelen, die op een moderne wijze gepresenteerd kunnen worden.

Middels verkenning met de gemeenteraad en de rekenkamercommissie (of auditcommissie) kunnen wij met u op zoek gaan naar een goede balans, waarbij de boodschap effectief kan worden gecommuniceerd. Neem vrijblijvend contact op om de mogelijkheden te bespreken. Behoefte aan advies, begeleiding of een plan van aanpak? Neem gerust vrijblijvend contact op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'BBV-proof en leesbare P&C-document voor gemeenten' als PDF te downloaden.

EEN INTERACTIEVE AANPAK VOOR HET IN-CONTROL-STATEMENT

‘2020: het jaar van een aanpak voor het In-Control-Statement samen met de gemeenteraad, college van B&W en de ambtelijke organisatie’ , aldus Patrick de Bruin.

Wetswijziging in rechtmatigheid bij jaarrekening gemeenten

Op aangeven van Commissie Depla (2014) komt er een wetswijziging aan, die nader wordt uitgewerkt door een subcommissie BBV, over de rechtmatigheid bij jaarrekeningen van gemeenten. Het college van B&W geeft vanaf jaarverantwoording 2021 een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken. Meer en meer verwachten burgers en bedrijven een rechtmatige besteding van overheidsmiddelen. De roep om transparantie van de gemeentelijke organisatie wordt alleen maar groter, zodat de gemeenteraad en auditcommissie /adviescommissie zijn controlerende taak beter kan uitoefenen.

Het is belangrijk voor de geloofwaardigheid van de politiek en het bestuur dat één en ander goed wordt ingevoerd. In de Gemeentewet ligt daarom de doelmatigheid en de doeltreffendheid vast. In artikel 213 is geregeld dat het college periodiek onderzoek doet naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De gemeenteraad stelt via een verordening regels vast en het college stelt de rekenkamer of de rekenkamerfunctie tijdig op de hoogte. Dat de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid nu ook in eerste instantie bij het college van B&W komt te liggen, in plaats van bij de accountant, is dus een logisch gevolg. Deze wetswijziging heeft echter wel organisatorisch als regeltechnisch grote gevolgen. Hier kom ik in deze handreiking nader op terug.

Maar wat is rechtmatigheid(sverantwoording)?

Rechtmatigheid gaat over de totstandkoming en naleving van de regelgeving. Het gaat hierbij specifiek om de regels die leiden tot inkomsten, uitgaven, bezittingen, schulden, verplichtingen, vorderingen, reserves binnen balansmutaties en het baten en lasten-systeem van gemeenten. De financiële huishouding met interne processen dient op orde te zijn, waarbij budgetten rechtmatig en verantwoord worden ingezet.

Is uw organisatie in control?

De rechtmatigheidsverantwoording gaat met name om fundamentele vragen als:

hoe legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad, in hoeverre is uw organisatie in control, in welke mate wilt en kunt u in control zijn en wat is ervoor nodig om daar te komen? En de belangrijkste vraag: is uw huidige organisatie in staat om aan die doelen en verwachtingen te voldoen. En sluiten deze verwachtingen aan met wat de gemeenteraad verwacht?

College van B&W verantwoord(t) rechtmatigheid en accountant toetst deze

De accountant toetste voorheen de financiële rechtmatigheid met een waarde, waarbij na dit oordeel aan de betrouwbaarheid van de gemeentelijke organisatie kon worden gewerkt. Ook de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven door het college van B&W gaat hierover. Maar wat betekent concreet de nieuwe rol van het college van B&W en de accountant in de rechtmatigheidsverantwoording?

Tot op heden waren we gewend dat de accountant na afloop van het boekjaar de rechtmatigheid beoordeelt. De rol van de accountant wordt straks anders (zo ook het contract met de accountant). De accountant toetst of het college de juiste kaders heeft gesteld en het juiste standpunt heeft ingenomen binnen rechtmatigheid. Dit moet leiden tot getrouwheid van de jaarrekening binnen de baten, lasten en balansmutaties. Concreet krijgt het college van B&W meer verantwoording voor een verbeterde financiële rechtmatigheid binnen de gemeente. Hiervoor dienen echter op verschillende niveau's kaders en eisen te worden vormgegeven.

Handreiking in interactieve aanpak voor kaders en eisen In-Control-Statement

Dan blijft de vraag openstaan hoe gemeenten de rechtmatigheidsverantwoording vanuit het college van B&W moeten gaan inbedden binnen de organisatie? Ik geef uw organisatie graag handvaten en praktische tips mee om te komen tot een breed gedragen interactieve aanpak.

Praktische tips in 6 stappen

1) Zoek de onderlinge verbinding

Het In-Control-Statement heeft betrekking op verschillende organisatielagen. Van het college van B&W naar management en directie tot het betreffende uitvoeringsorgaan. Het college van B&W legt een rechtmatigheidsverantwoording af. De verschillende organisatielagen moeten dit kunnen waarborgen. Onderlinge verbinding van de kaders naar de eisen van uitvoering is daarom van belang. Er kan worden gedacht aan het beleggen van een organisatie brede workshop of een thema-middag om medewerkers te laten kennis maken met het In-Control-Statement. Ook kan de gemeenteraad of auditcommissie / adviescommissie nadrukkelijk betrokken worden.

2) Lanceer een vertegenwoordigende en onafhankelijke projectgroep

Iedereen heeft kennisgemaakt met het In-Control-Statement. Tijdens de thema-middag en/of workshop krijgen medewerkers de gelegenheid om zich in te schrijven voor de projectgroep, die zich gaat buigen over een plan van aanpak voor het In-Control-Statement. Bij voorkeur dient de projectgroep getrokken te worden door een afdelingsoverstijgend onafhankelijk persoon die de belangen vanuit verschillende (organisatie)lagen (vertegenwoordigers) kan verenigen. Gedacht kan worden aan een Controller of een Concerncontroller. Ook kan de aanbeveling worden gedaan om een lid van het college van B&W en een lid van de gemeenteraad (en auditcommissie/adviescommissie) te betrekken bij de projectgroep.

3) Ga met elkaar op zoek naar de kernwaarden en uitgangspunten

De kernwaarden voor het In-Control-Statement worden vervolgens door de projectgroep geformuleerd. Vanuit deze kernwaarden kunnen uitgangspunten worden opgesteld waar het plan van aanpak voor gaat staan de komende jaren.

4) Organiseer een 0-meting binnen de interne processen van de financiële huishouding

De nulmeting is de tweede stap in het verbeter- en veranderproces en brengt de huidige situatie van de financiële huishouding met haar interne processen in kaart. Als er geen gegevens zijn dan is het namelijk moeilijk om te zien of doorgevoerde veranderingen en verbeteringen daadwerkelijk resultaat hebben gehad. Er is immers geen vergelijkingsmateriaal van de beginsituatie. De nulmeting zorgt er dus voor dat er wel gegevens van de beginsituatie zijn, zodat er na het doorvoeren van interventies en veranderingen een vergelijking gemaakt kan worden.

5) Formuleer doelstellingen en wat nodig is voor uitvoering van de interventies

Vanuit de nulmeting is duidelijk geworden welke interne processen de financiële huishouding belemmeren (risico-inventarisatie). Hieruit kunnen doelstellingen worden geformuleerd, waarbij wordt geïnventariseerd wat nodig is om deze te bereiken. Dit wordt in het plan van aanpak opgenomen. Denk ook na over de borging van de doelstellingen naar concrete activiteiten, met bijvoorbeeld namen en rugnummers. Dit geeft houvast aan de uitvoering van het plan van aanpak. Daarnaast kunnen de doelstellingen na de 0-meting worden afgestemd met de accountant, zodat hier achteraf tijdens de interim-controle en de jaarverantwoording geen discussie meer over kan ontstaan.

6) Presenteer, bewaak en evalueer het plan van aanpak

Het plan van aanpak is door de projectgroep ontworpen. Van belang is het plan te delen en te bespreken binnen de organisatie. Een mogelijke laatste input kan hierbij nog worden ingebracht, waarbij het definitieve plan van aanpak voor het In-Control-Statement gepresenteerd wordt middels een informatiebijeenkomst. Vanaf dit moment bewaakt en evalueert de projectgroep het plan van aanpak in het In-Control-Statement. De projectgroep informeert en rapporteert hierbij per kwartaal de voortgang aan het management, directie en het college van B&W omtrent het plan van aanpak. Ook de gemeenteraad (en auditcommissie/adviescommissie) kan betrokken worden bij de voortgang van het plan van aanpak.

Behoefte aan advies, begeleiding of een plan van aanpak? Neem gerust vrijblijvend contact met mij op. Ga naar de homepage (www.totallyincontrol.nl) om de handreiking 'Interactieve aanpak voor het In-Control-Statement' als PDF te downloaden.